广东省有机农业协会印章使用管理制度

印章是协会经营管理活动中行使职权，明确协会各种权利义务关系的重要凭证和工具，是协会对外交往的重要凭证，具有法律效力。印章的管理应做到分散管理、相互制约，明确使用人和管理人员的职责；印章的管理涉及范畴有：刻印、使用、废止、更换；为了加强管理，保证协会的各项业务顺利进行，特制定本办法。

一、印章的刻制

印章的刻制应该按照协会的业务发展需要由秘书处办公室统一提出申请，协会的会长和秘书长批准后，由秘书处统一办理。印章刻制好后由办公室主任办理印章登记手续，填写《印章登记表》备案并留好印章样图，统一交由协会秘书处保管。

1、协会基本印章（公章、合同章、法人私章、财务专用章、发票专用章、电子公章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由协会秘书处保管和备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。

2、因业务发展需要申请其他专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经会长核准后由秘书处安排刻制并妥善保管。

3、协会的其他任何人员（含协会的分支机构）不能私自刻发含本协会字样的其他任何印章，否则将承担私刻印章的违法行为责任，受到法律的严惩。

二、印章的使用：

1、任何人需要领取印章均需办理领取手续，接受相应的责权告知，签订《印章签收手续》并备案。（已经使用的需要自通知当日补办领取手续）

2、公章由协会秘书长负责保管，各部门（含分支机构）有需要盖公章的公文、通知等，须统一经协会会长或秘书长审核通过后方能盖章，并且统一执行《印章使用登记制度》，在《印章使用登记表》上按照有关内容进行登记签名，执行“谁申请盖章出问题谁负责原则”。

3、合同章由协会秘书长负责保管，主要用于协会签订各类合同书时使用，各部门（含分支机构）有需要盖合同章，须统一经协会会长或秘书长审核通过后方能盖章，并且统一执行《印章使用登记制度》，在《印章使用登记表》上按照有关内容进行登记签名，执行“谁申请盖章出问题谁负责原则”。

3、法人私章由协会秘书长负责保管，主要用于银行汇票、现金支票、广东省社会组织管理局官方要求提交的文件等业务，财务使用时凭审批的支付申请或取款汇款凭证方可盖章。有需要盖法人私章，须统一经协会会长或秘书长审核通过后方能盖章，并且统一执行《印章使用登记制度》，在《印章使用登记表》上按照有关内容进行登记签名，执行“谁申请盖章出问题谁负责原则”。

4、财务专用章和发票专用章由协会的出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章（目前发票大部分是电子发票）。申请使用财务专用章和发票专用章执行《印章使用登记制度》，在《印章使用登记表》上按照有关内容进行登记签名，执行“谁申请盖章出问题谁负责原则”。

5、电子公章由协会秘书长和办公室主任负责保管，电子公章仅用于协会内部文件发布与电子文档往来等场景使用，比如：协会通知、相关信函、政府的网络文件、协会标准发布、协会制度制定与发布等，其他场景均不得使用（对外正式纸质文件，如：合同、证明文件等必须使用公章）。各部门（含分支机构）有需要盖电子公章的通知等，须统一经协会会长或秘书长审核通过后方能盖章，并且统一执行《印章使用登记制度》，在《印章使用登记表》上按照有关内容进行登记签名，执行“谁申请盖章出问题谁负责原则”。

6、除了上述印章，其他职能部门一律不允许刻制本协会字样的其他印章，否则将追究法律责任。

三、印章的废止、更换：

1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《印章废止申请单》，并呈协会的会长核准后交由秘书处统一废止或缴销。

2、遗失印章时应由保管人员填写《印章废止申请单》，并呈协会的会长核准后，签批遗失处理及处罚办法后，再依据印章刻制办法重新申请，同时协会秘书处必须发布遗失公开申明。印章刻制好后由办公室主任办理印章登记手续，填写《印章登记表》备案并留好印章样图，统一交由协会秘书处保管。

3、更换印章时应由保管人员填写《印章废止申请单》，并呈协会的会长核准后，再依据印章刻制办法重新申请，印章刻制好后由办公室主任办理印章登记手续，填写《印章登记表》备案并留好印章样图，统一交由协会秘书处保管。

印章管理人员应该恪尽职守，照章办事，严把用印关，对于违反规定使用印章的，应根据情节给与批评和必要的处分，造成严重后果的，应依法追究责任。

本办法从2023年7月1日起实施，并由本协会秘书处负责解释。

                         广东省有机农业协会

2023年6月23日